Comment configurer un compte exchange ?

Un compte microsoft exchange permet à vos collaborateurs d’utiliser une suite d’outils bureautiques tels que messagerie électronique, calendrier ou planification de tâches et de réunions. Deux solutions s’offrent à vous pour utiliser un compte exchange : soit un hébergement sur vos propres serveurs dans vos locaux ou un hébergement proposé par une structure spécialisée.

A l’instar d’Ikoula et sa solution hosted exchange, grâce à laquelle vous pourrez travailler de manière collaborative sur PC ou smartphone. Un compte exchange nécessite une configuration assez facile à mettre en place.

Configurer un compte exchange sur PC

Pour configurer un compte exchange sur PC (Outlook), fermez d’abord la messagerie Outlook. Si Outlook n’est pas présent sur votre ordinateur, vous devez télécharger le programme et l’installer. Les étapes suivantes correspondent à un PC sous Windows :

  1. Rendez-vous dans “Panneau de configuration” et cliquez sur l’icône de courrier.
  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez “Comptes de messagerie”.
  3. Une nouvelle fenêtre apparaît : cliquez sur “Nouveau”.
  4. Puis sur “Configuration manuelle” dans la fenêtre disponible.
  5. Cliquez sur l’option “Microsoft Exchange Server ou un service compatible”.
  6. Ensuite, plusieurs champs de configuration sont à remplir. Le serveur qui correspond au nom d’hôte du serveur exchange ou à son adresse IP. Cette information vous est fournie par la structure qui gère le compte exchange. Vous devez aussi renseigner votre adresse email Elle doit contenir l’arobase. Ensuite, cliquez sur “Vérification du nom”.
  7. A ce stade, vous aurez besoin de vous connecter en entrant votre nom d’utilisateur (sans l’arobase ni le domaine qui représente la partie de votre adresse email qui suit l’arobase) et le mot de passe de votre messagerie.
  8. La connexion est établie ?. Cliquez sur “Paramètres supplémentaires”.
  9. Une fenêtre de propriétés s’ouvre. Cochez la seule case disponible et cliquez sur “Paramètres Proxy Exchange”.
  10. Pour les paramètres du proxy, entrez le nom d’hôte ou l’adresse IP du serveur Exchange puis décochez la case “Se connecter en utilisant SSL uniquement”.
  11. Vous n’avez plus qu’à valider la fenêtre pour terminer le processus de configuration du compte Microsoft Exchange.

Paramétrer les options d’un compte exchange sur PC

Vous pouvez paramétrer plus finement votre compte exchange pour profiter, au maximum, des possibilités qu’il vous offre. Vous avez ainsi l’opportunité de donner un nom à votre compte pour l’identifier plus facilement. Limiter la taille de votre fichier de données Outlook hors connexion (.ost) peut s’avérer une bonne pratique. Allez dans l’onglet “Avancé” puis cliquez sur “paramètres du fichier de données Outlook” et sur “Compresser”. Si vous travaillez en mobilité, la solution Outlook Anywhere vous permet de connecter Outlook au serveur Exchange à partir de n’importe quel accès internet. Si vous avez effectué les étapes 8 à 10 de la configuration expliquée au paragraphe précédent, cette option est déjà disponible.

Comment configurer son compte Exchange sur un smartphone?

Configurer son compte Exchange sur Android

Sur Android, vous pouvez configurer votre compte Exchange à partir de l’application Gmail. Installez d’abord l’application Gmail, disponible sur le Google Play Store. Nous admettons ici que vous n’avez aucun compte paramétré. Appuyez sur “Ajouter une adresse e-mail” puis optez pour “Exchange et Office 365”. Renseignez l’adresse e-mail voulue et cliquez sur “Suivante”. Saisissez le mot de passe de votre messagerie. Appuyez ensuite sur “suivante” pour continuer. Enfin, il faut renseigner les paramètres du serveur entrant :

  1. Domaine / Nom d’utilisateur : ici il faut saisir l’adresse e-mail complète.
  2. Mot de passe : le mot de passe de votre adresse e-mail.
  3. Serveur : indiquez l’adresse du serveur qui héberge votre compte Exchange. Demandez-le à votre administrateur système ou à votre fournisseur d’accès, si le compte Exchange est hébergé par un tiers.
  4. Port : il faut utiliser le port 443.
  5. Type de sécurité : optez pour SSL/TLS.

Sur iOs (smartphones Apple), la démarche est sensiblement la même.

Comment choisir un prestataire Microsoft Exchange?

Si vous ne possédez pas les compétences pour héberger vous-même le serveur nécessaire à l’hébergement de vos comptes Exchange ou que vous préférez confier cette mission à un professionnel, il existe de nombreux prestataires capables d’héberger vos comptes Exchange avec un haut niveau de fiabilité et de sécurité. Vous devez, toutefois, veiller à ce que le professionnel en question propose les garanties et options dont vous avez besoin. Parmi les services mis en avant, on peut citer :

  • Synchronisation possible de tous les appareils susceptibles d’accéder à Exchange : PC, smartphone...
  • Anti malware, anti virus et anti spam performants.
  • Possibilité de consulter des messages déjà ouverts en mode hors ligne.
  • Personnalisation des résultats Exchange selon l’utilisation de chaque collaborateur.
  • Réactivité et disponibilité du support technique pour assurer la continuité de votre activité.

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