Comment réussir son infogérance informatique ?

Les systèmes informatiques de l'entreprise, quelle que soit son activité, sont devenus essentiels tant à son existence qu'à son développement. Cependant, plus ils se complexifient, plus il devient difficile pour l'entreprise d'assurer en interne la gestion du système et la maintenance informatique, sans parler d'une transformation digitale en profondeur.

C'est pourquoi des prestataires spécialisés proposent leurs services d'infogérance informatique. Qu'est-ce que l'infogérance informatique ? A qui s'adressent les prestations d'infogérance informatique ? S'agit-il d'une simple maintenance informatique ? Comment finalement choisir l'infogérance informatique qui conviendra le mieux à votre activité ? Voici quelques éléments de réponse.

Qu'est-ce que l'infogérance informatique ?

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L'équipement d'une société et la maintenance informatique: Avant de parler d'infogérance informatique, il est indispensable de faire le point sur la place de l'informatique dans le fonctionnement d'une entreprise. Il y a tout d'abord les machines, les ordinateurs de chaque poste de travail mais également le serveur sur lequel est installé un système d'exploitation, en général Windows ou Linux. Ce dernier gère non seulement les logiciels de l'entreprise, partagés ou non, mais aussi les périphériques, scanneurs et imprimantes par exemple, la messagerie, les accès au web et le site internet de la société, les accès de connexion, etc. Ce matériel et ses logiciels doivent bien entendus être sécurisés et la maintenance informatique doit être assurée de façon à ce que ce matériel soit toujours en bon état. Et au-delà de la maintenance informatique, l'optimisation du fonctionnement de l'entreprise est aussi en jeu. Se pose alors la question de l'infogérance informatique.
Gérer la maintenance informatique : externaliser certaines tâches avec l'infogérance informatique ?: Plus les systèmes informatiques se complexifient, y compris pour des TPE et des PME, plus la maintenance informatique devient cruciale et spécialisée. Si les grandes entreprises peuvent se permettre de compter une Direction des services informatiques ou un département IT internalisant ces compétences, les plus petites sont confrontées à une réelle difficulté : celle de choisir d'embaucher ou non un spécialiste pour sa maintenance informatique. Cela dit, les métiers se spécialisent aussi de plus en plus et un technicien, spécialiste du dépannage informatique, n'aura pas forcément les compétences pour repenser l'infrastructure de votre système informatique, gérer l'augmentation des flux de votre site internet ou assurer la sécurité de vos bases de données.

L'infogérance informatique apparaît ici comme une solution parfaitement adaptée. En effet, l'infogérance informatique est une prestation qui offre d'externaliser tout ou partie des tâches de maintenance informatique et d'administration du système. Un contrat est alors établi entre les deux parties, l'entreprise d'une part et la société d'infogérance informatique d'autre part, décrivant précisément les tâches externalisées comprises dans le contrat d'infogérance informatique.disponibles.
Pourquoi choisir l'infogérance informatique ?: Le premier argument de poids est que l'infogérance informatique peut considérablement réduire les coûts pour l'entreprise. En effet, en externalisant la maintenance informatique, l'entreprise limite ses besoins en personnel. Il n'est plus nécessaire de faire appel à une équipe dédiée. Moins de personnel mais aussi moins de locaux pour les héberger. Deuxièmement, l'évolution des matériels et des logiciels, des solutions informatiques mais aussi de l'environnement d'Internet, exige une veille et une mise à jour régulière. De nouveau, cela demande des compétences et du temps qui génèrent des coûts pour l'entreprise. Le prestataire en infogérance informatique, dont c'est le cœur de métier, sera à même de toujours proposer les solutions les plus innovantes et performantes. La société pourra ainsi gagner en compétitivité et en efficacité.

Enfin, la sécurité est devenu un problème incontournable de tout système informatique. Confidentialité des données, résistance aux attaques diverses, gestion des accès, ces problématiques sont en constante évolution et demandent une attention de tous les instants, bien au-delà de la simple maintenance informatique. L'infogérance informatique peut décharger l'entreprise de ces préoccupations et qui se concentre ainsi sur son développement et son savoir-faire.
Comment s'organise l'infogérance informatique ?: E-commerce, société de gaming, entreprise gérant des bases de données confidentielles, start-up en plein boom, chaque activité a ses spécificités et ses contraintes. Les prestations d'infogérance informatique s'adaptent à ces nombreuses situations.

Que comprend généralement l'infogérance informatique ?

Si chaque contrat d'infogérance informatique peut contenir des clauses particulières et être adapté aux desiderata des deux parties, il comprend habituellement plusieurs points :

La maintenance informatique de tous les ordinateurs de la société ainsi que de son serveur est le premier élément, quasi incontournable d'un contrat d'infogérance informatique. Il s'agit autant de la réparation d'un disque dur endommagé que du remplacement d'un clavier, en passant par le renouvellement global du matériel informatique pour garantir les performances de l'entreprise et l'adaptation de son matériel à ses activités.
L'administration, la mise en sécurité et la surveillance des réseaux et du serveur constituent le second point de la prestation d'infogérance informatique. Ajouter un nouvel accès pour le collaborateur qui vient d'être embauché, gérer les flux d'accès aux bases de données, supprimer un scanneur du réseau, sont quelques exemples de tâches qui peuvent être effectuées dans le cadre de l'infogérance informatique. Il peut aussi s'agir de concevoir l'infrastructure de votre serveur pour l'adapter au mieux à votre activité mais aussi à son développement (la création d'un nouveau département par exemple).
L'assistance informatique est souvent comprise dans le contrat d'infogérance informatique. Redéfinir un mot de passe perdu, gérer un problème de pare-feu, débloquer un poste "planté", font partie de la prestation d'infogérance informatique.

Différentes formes d'infogérance informatique

L'infogérance informatique peut prendre différentes formes selon les besoins et les exigences des deux parties. Cela dit, on peut lister plusieurs grands types d'infogérance informatique.

L'entreprise peut par exemple faire appel à une société pour assurer l'infogérance informatique uniquement de son parc informatique. Le prestataire s'occupe donc de l'entretien et de la prévention des pannes du matériel et du réseau. Selon les prestataires d'infogérance informatique, le contrat peut prévoir l'intervention immédiate d'un technicien à distance ou sur place. Dans ce type d'infogérance informatique, l'entreprise conserve l'entière autonomie de l'administration de son serveur, de son système informatique et de ses logiciels.
L'infogérance informatique peut également être ce qu'on appelle une infogérance informatique applicative. Le prestataire est alors en charge de la gestion des logiciels et progiciels de la société. C'est bien l'entreprise qui en reste propriétaire et qui doit donc en gérer les licences et les renouvellements.
Si l'entreprise ne souhaite pas gérer la propriété des logiciels, elle peut souscrire une infogérance informatique de fourniture d'applications. Le prestataire d'infogérance informatique est dans ce cas-là le propriétaire des différentes solutions informatiques. Il décharge ainsi l'entreprise de ce coût financier mais également des différentes démarches inhérentes - étude de marché, négociation, renouvellement des licences, etc.
Enfin, on parle d'infogérance informatique globale lorsque le contrat d'infogérance informatique couvre chacun de ces postes. Dans des cas de plus en plus nombreux, le prestataire d'infogérance informatique peut également louer un serveur informatique dédié à son client dans ses propres locaux. Ces solutions de serveur dédié ou de serveur mutualisé sont plébiscitées par les entreprises car elles réduisent les contraintes matérielles - sécurisation des locaux, garantie de la permanence du fonctionnement, gestion des flux, par exemple - et diminuent par là-même les coûts pour l'entreprise.

Comment choisir son infogérance informatique ?

Les prestataires d'infogérance informatique sont nombreux et il devient difficile de choisir parmi toutes les propositions.

A savoir avant de choisir son infogérance informatique

L'infogérance informatique est envisagée dans la durée. Elle fait l'objet d'un contrat d'infogérance informatique établi sur une base forfaitaire et en général conclu sur une base pluriannuelle. Il faut donc envisager l'infogérance informatique comme un partenariat dans le temps et non comme une aide ponctuelle. Il est donc indispensable d'en réfléchir les termes dans le temps.

Il y a plusieurs façons de voir l'infogérance informatique. Il peut s'agir pour l'entreprise d'un simple moyen de réduire les coûts en externalisant une tâche qui requiert trop de ressources humaines en interne. Cela dit, avec la numérisation de plus en plus marquée des activités, l'infogérance informatique peut être vue comme une solution d'intégration des transformations de l'entreprise en adaptant les tâches, en optimisant les compétences et les processus.

Le prestataire d'infogérance informatique, plus qu'un gestionnaire, devient véritablement acteur de la transformation des systèmes de l'entreprise.

Choisir votre prestataire d'infogérance informatique

Pour trouver le prestataire d'infogérance informatique qui vous conviendra, il est nécessaire de définir au préalable vos besoins, y compris à moyen terme. Si vos besoins sont limités et que vous ne comptez pas faire évoluer en profondeur la structure et les activités de votre entreprise, une simple infogérance informatique d'infrastructure pourra tout à fait convenir. Comme il assurera la maintenance informatique de vos équipements, mieux vaut chercher un partenaire proche géographiquement.

Les coûts ne sont pas le seul critère à prendre en compte et il est essentiel de voir dans le détail quels sont les éléments pris en compte dans votre contrat d'infogérance informatique. Il peut être également couplé à la location d'un serveur dédié ou à l'hébergement de votre propre serveur.

L'établissement d'un cahier des charges précis et détaillé avec votre prestataire d'infogérance informatique est le meilleur moyen d'assurer votre satisfaction et de pouvoir comparer objectivement les différentes offres d'infogérance informatique.

Simple prestataire pour la maintenance informatique ou véritable partenaire pour la transformation digitale de votre entreprise, l'infogérance informatique est une solution innovante et évolutive pour réduire vos coûts et augmenter votre efficience et votre compétitivité. Découvrez les différentes solutions d'infogérance informatique !